Van transactioneel naar relationeel inkopen in Hart van Brabant

De traditionele manier waarop gemeenten in de regio Hart van Brabant inkochten voor jeugd, Wmo en participatie was niet toekomstbestendig. De overstap van transactionele naar relationele contractering bleek de oplossing waarnaar de betrokken partijen op zoek waren. Het proces van de cliënt is hierin meer centraal komen te staan.

Rahima Mejres is programmamanager voor de elf regiogemeenten Hart van Brabant. De manier waarop voor deze gemeenten de contractering was ingericht voor jeugd, Wmo en participatie, was niet langer houdbaar, vertelt ze. “Er waren meer 350 contracten met een openeindefinanciering en gemeenten hadden geen overzicht meer van het zorgveld. Daardoor was samenwerken lastig. Bovendien zaten er perverse prikkels in het systeem die de kosten opdreven en niet bijdroegen aan de transformatieopgave.

Duidelijk dat het anders moest

“De laatste jaren bleven de vraag naar zorg en de kosten stijgen”, vervolgt Mejres. “Daarnaast kwamen er vanuit het Rijk allerlei bewegingen op ons af, zoals het Integraal Zorgakkoord en de Hervormingsagenda Jeugd. Daar wilden we ons op voorbereiden. Het was duidelijk dat het anders moest. Dat we moesten nadenken over de verdeling van schaarste, zodat we ook in de toekomst de mensen kunnen helpen die het echt nodig hebben.”

Het besef dat het anders moest, was er niet alleen bij de gemeenten, maar ook bij een groot deel van de marktpartijen in jeugd, Wmo en participatie. “Die zagen ook dat we stappen moesten zetten om tot een toekomstbestendig zorgsysteem te komen. De schaarste was voor alle partijen voelbaar. Ook zij zagen dat de traditionele manier van contracteren niet meer werkte en dat het tijd was om de stap te zetten naar partnerschap."

Samenwerken in complexe omgevingen zoals het sociaal domein, brengt veel uitdagingen met zich mee, legt Mejres uit. "Het vraagt om strategische relaties omdat partijen vaak sterk van elkaar afhankelijk zijn. Een solide partnerschap is niet alleen belangrijk op resultaat te boeken, maar ook om gezamenlijk te kunnen transformeren en je aan te passen aan veranderende omstandigheden.”

Oude systeem belemmerde samenwerking

Een van de marktpartijen is Traverse. Traverse biedt opvang en begeleiding aan mensen die dak- of thuisloos zijn of dreigen te raken. Bestuurder Carina Kruijsse: “Onze cliënten vallen buiten de reguliere zorg. De opvang en begeleiding die zij nodig hebben, vraagt om een andere manier van samenwerken. Het oude systeem belemmerde dat juist. Partijen die we hiervoor benaderden, waren vaak terughoudend, want hoe moest dat dan worden gefinancierd?

“Sinds 2015 hebben we verschillende vormen van financiering gehad die veel strubbelingen met zich meebrachten en weinig ruimte lieten om je echt op de cliënt te richten. Traverse was dan ook meteen bereid om de contractering anders te doen. “Voor een toekomstbestendig stelsel moet je niet uitgaan van de financiering maar van wat de cliënt nodig heeft.”

Constructieve gesprekken

Hoe komen we samen meer in control? Hoe beperken we als partners de kosten? En kunnen we de goede richting geven aan de transformatie die nodig is, samen met de partijen die de inhoudelijke kennis hebben over jeugd, Wmo en participatie? Dat waren de vragen die om een antwoord vroegen, aldus Rahima Mejres.

“Een eerste logische stap was om open het constructieve gesprek met elkaar te voeren over de opgave, de bedoeling, en om stil te staan bij de diverse belangen. Daarin merkten we direct dat de meeste partijen open stonden voor de verandering. Maar we merkten ook dat je sterk afhankelijk bent van elkaar om resultaat te bereiken. Je hebt elkaar nodig en je moet vertrouwen krijgen in elkaar. Binnen een groot veld en radicale onzekerheid moeten we samen de juiste stappen zetten waarmee we cliënten die het echt nodig hebben goed kunnen helpen. Vooral bij cliënten met meervoudige problematiek heb je elkaar nodig.”

Afspraken dichter bij de zorgbehoefte

Daar komt bij dat het proces van de cliënt onvoorspelbaar is, vult Kruijsse aan. “Soms is meer zorg nodig en op andere momenten kun je juist afschalen, afhankelijk van wat er in het leven van een cliënt gebeurt. Als je daarin effectief wilt handelen en alleen wilt bieden wat nodig is, heb je goede afspraken nodig. In de oude situatie was het erg ingewikkeld om op te als we eerder hadden afgeschaald omdat het beter ging met de cliënt. Bij relationele contractering hebben we daarover andere, betere afspraken kunnen maken, die veel dichter bij de zorgbehoefte van de cliënt liggen.”

De weg naar relationele contractering, waarin wordt gewerkt met lumpsum financiering, was niet eenvoudig. “Het was intens, soms ingewikkeld, maar leerzaam”, zegt Mejres. Kruijsse reageert: “Je komt vanuit verschillende achtergronden. Simpele woorden zoals ‘vertrouwen’ kunnen verschillend worden ingekleurd. Mijn uitgangspunt is: ik geef vertrouwen tot het tegendeel bewezen is. En dan heb ik het nog maar over één woord waarover je moet afspreken of je er hetzelfde mee bedoelt.”

Mejres vult aan dat ‘vertrouwen’ vanuit een ander perspectief aandacht nodig heeft en moet worden opgebouwd – zeker als je elkaar nog niet kent en zoveel belangen een rol spelen. “Daar moet je in investeren”, zegt ze.

“Van transactioneel naar relationeel contracteren lijkt misschien makkelijk”, vervolgt Mejres, “maar de moeilijkheid zit erin dat je van inspanningsgericht werken naar relationeel werken gaat. Dat is een andere manier van werken, denken en doen. Dat vraagt om andere regels en een andere mindset. Soms zie je dat er bijvoorbeeld taakgericht wordt gecontracteerd, maar dat partijen vervolgens inspanningsgericht blijven werken en sturen of andersom. Dan werkt het systeem niet. Iedereen die hierbij betrokken is, moet deze omslag begrijpen en naar handelen. En daar moet je in investeren want anders werkt het niet.”

Alles bespreekbaar maken

Wat enorm hielp om het proces te versnellen was dat direct aan de start van het proces veel zaken in openheid zijn besproken, vertelt Kruijsse. “Wat betreft de financiering hebben we bijvoorbeeld gezegd: we werken met een open boekhouding, de gemeente mag alles zien. Die openheid en onze gedeelde visie op wat we voor de cliënt wilden, heeft de stap naar relationele contractering mogelijk gemaakt. De werksessies over het relationeel contracteren en sturen hebben het fundament gelegd om elkaar te verkennen vanuit relationeel perspectief.”

Een belangrijk onderdeel van een goed functionerend partnerschap, stelt Mejres, is het omgaan met verschillen, belangen en spanningen. “Daarom hebben we vlak na het contracteren workshops georganiseerd waar het concept van het constructief conflict centraal stond. Dus de vraag hoe we met elkaar moeten omgaan als we met elkaar in conflict komen. Je moet niet weglopen van een conflict of dit zelfs proberen te voorkomen.

Conflicten versterken relatie

“Conflicten zijn vaak nodig om de relatie robuust te maken”, vervolgt Mejres. “Als je deze gedachte als uitgangspunt neemt, blijft de samenwerking constructief, ook als je tegenover elkaar komt te staan. Dit kun je doen door aan de voorkant te investeren in de betekenis van de relatie, tijdig te reflecteren op de samenwerking en hiervan te leren. Zo leg je de basis voor een duurzame samenwerking met constante aandacht voor de relaties tussen partners en de manier waarop deze relaties gestuurd en onderhouden worden. Dat helpt als je even tegenover elkaar komt te staan. En die situaties hebben we meegemaakt.” Kruijsse: “In die situaties konden we teruggrijpen op de leidende principes en afspraken. Daardoor konden we elkaar blijven vasthouden.”

Goede basis gelegd voor transformatie

Zo is op succesvolle wijze de stap gezet naar relationele contractering. “Daarmee zijn we er natuurlijk nog niet”, zegt Mejres. “Maar we hebben daarmee wel de basis gelegd voor de transformatie die we willen bereiken. Daarin moeten we wel voortdurend de mensen blijven meenemen. Niet in de laatste plaats omdat gaande het proces steeds nieuwe mensen aantreden, die je moet meenemen in het gedachtegoed van het relationeel contracteren.” Kruijsse: “Je moet het steeds blijven onderhouden, aan beide zijden.”

Beiden zijn het erover eens dat op deze manier veel is bereikt. “De zorg is op een eenvoudige manier toegankelijk gemaakt”, zegt Kruijsse. “Met eigen regie van de aanbieders over hun ondersteuningsprogramma’s. Ook wordt nu veel meer de vraag van de cliënt gevolgd.” Mejres: “Het model van relationele contractering creëert de ruimte om maximaal gebruik te maken van de kennis en expertise die bij de aanbieders zit om te doen wat de cliënt nodig heeft. Door af te stappen van PxQ-modellen, haal je veel inefficiënte zaken uit het systeem.  Daardoor wordt het beter voor de cliënt en bovendien goedkoper.”