Do's & don'ts bij passende contractering

Wederzijds vertrouwen tussen de partijen is de basis voor een succesvolle samenwerking. Het is essentieel dat beide partijen open en eerlijk zijn over hun doelen, verwachtingen en eventuele beperkingen. Door transparantie te bevorderen, voorkom je al in een vroeg stadium dat er misverstanden en conflicten ontstaan.  

Uitleg: Vaak wordt te gemakkelijk gedacht over het creëren van vertrouwen. Het is meer dan elkaar in de ogen aankijken en zeggen dat je elkaar vertrouwt. Het moet echt doorleeft worden. Besteed er veel tijd aan door meerdere sessies te organiseren. Zeker als er onderhuids iets speelt moet er vaak flink geïnvesteerd worden in de onderlinge relatie.

Een contract met een te rigide structuur kan contraproductief zijn in een relationele context. Starre contracten beperken de mogelijkheid om in te spelen op veranderende omstandigheden en kunnen leiden tot frustratie en wantrouwen tussen de partijen.

Uitleg: Het is belangrijk om afspraken in het contract op te nemen die aanpassingen mogelijk maken, zonder dat de samenwerking tussen de partijen in gevaar komt. Denk bijvoorbeeld aan het regelmatig evalueren van het contract en de samenwerking, en het vastleggen van manieren om het contract aan te passen als dat nodig is.

In een relationeel contract is het cruciaal om te focussen op de langetermijnrelatie. Dit betekent dat partijen moeten werken aan een duurzame samenwerking die verder gaat dan kortetermijnvoordelen. Door het gezamenlijk voeren van transitie- en innovatiemanagement, kunnen partijen beter anticiperen op uitdagingen en kansen, en gezamenlijk oplossingen bedenken. Dit versterkt de samenwerking en maakt het contract robuuster tegen onverwachte gebeurtenissen.

Uitleg: Duurzame samenwerking betekent ook dat partijen samen investeren en de winsten en verliezen eerlijk verdelen. Bijvoorbeeld bij het delen van shared savings geldt het uitgangspunt dat wie het meeste werk doet, ook het grootste deel van de besparing ontvangt. Ook mogen partijen eisen aan elkaar stellen. Het contract is geen eenrichtingsverkeer. Partijen zijn immers partners.

Zelfs in de beste relaties kunnen conflicten ontstaan. Het is daarom belangrijk om vooraf mechanismen voor conflictbeheersing vast te leggen. Dit kan door het instellen van een proces voor geschillenbeslechting dat snel, eerlijk en effectief is. Het hebben van duidelijke procedures helpt om escalatie te voorkomen en zorgt ervoor dat conflicten geen negatieve impact hebben op de algehele samenwerking.

Uitleg: In de zorg zijn genoeg voorbeelden van samenwerkingen die uiteindelijk toch strandden. Bijvoorbeeld omdat partijen verschillende verwachtingen hadden of omdat afspraken structureel niet werden nagekomen. Om het proces van afscheid nemen te vergemakkelijken is het belangrijk om in het relationele contract een ‘exit-managementplan’ op te nemen. Misschien niet het leukste deel van het contract, maar het maakt een onverhoopte afwikkeling wel makkelijker.