We willen dat iedereen die dat nodig heeft, goede zorg kan blijven krijgen. Dat is nu al niet zo makkelijk. Het lukt beter als we nieuwe manieren gebruiken om zorg aan te bieden en te gebruiken. Daar kunnen we elkaar bij helpen. Daarom gaan we met elkaar in gesprek over zorg en gezondheid. Deze toolkit helpt je op weg om zelf een bijeenkomst te organiseren over zorg en gezondheid.
Centrale uitgangspunten
Aan tafel over zorg en gezondheid is ontwikkeld om het gesprek te voeren over de ontwikkelingen in de zorg. We hebben hiervoor een aantal uitgangspunten opgesteld:
- Het gesprek wordt gevoerd met mensen die het raakt, niet óver hen.
- Het gesprek is inclusief en ook toegankelijk voor mensen met een laag sociaal economische positie, praktisch opgeleiden en mensen met beperkte gezondheidsvaardigheden.
- Het gesprek is op een plek waar mensen vaker komen, zoals in een buurthuis of bibliotheek.
- Het gesprek wordt gevoerd met mensen die in de zorg werken en mensen die zorg gebruiken.
- Het gesprek biedt handelingsperspectief.
- Het gesprek geeft de ruimte om met elkaar in gesprek te gaan. Dit doen we tijdens het programma en na afloop bij de aansluitende buurtmaaltijd.
Stappenplan bijeenkomst organiseren
Bij het organiseren van een bijeenkomst over zorg en gezondheid doorloop je vijf stappen: introductiegesprek, planning, voorbereiding, redactie, en werving & publiciteit. Per stap zijn er verschillende hulpmiddelen beschikbaar die je kunt downloaden. Het stappenplan "Aan tafel over zorg en gezondheid" biedt een gedetailleerd overzicht van alle stappen.
Stap 1: introductiegesprek
Elke bijeenkomst start met een introductiegesprek met het ministerie van VWS en het ondersteunende bureau BKB. In dit gesprek komen het doel, de doelgroep en de inhoud van de bijeenkomst aan bod. Daarnaast delen VWS en BKB belangrijke inzichten voor het organiseren van een succesvolle bijeenkomst. Na het introductiegesprek kunnen er nog twee (optionele) vervolggesprekken plaatsvinden, waarin verdere inhoudelijke ondersteuning door BKB mogelijk is. Bekijk de checklist en download de relevante hulpmiddelen hieronder.
Checklist introductiegesprek
- Doornemen toolkit en stappenplan.
- Inplannen introductiegesprek met VWS en BKB.
- Tijdens het introductiegesprek:
- Bespreken doel en doelgroep bijeenkomst.
- Bespreken overige benodigdheden voor een succesvolle bijeenkomst.
- Bespreken afzenderschap.
- Afspraken maken over verdere onder steuning vanuit VWS en BKB.
Belangrijke middelen introductiegesprek
-
Terugkijklink Aan tafel over zorg en gezondheid in Amsterdam
De eerste editie van Aan tafel over Zorg en Gezondheid vond plaats in Amsterdam. De bijeenkomst is op salto.nl terug te kijken.
-
Terugkijklink Aan tafel over zorg en gezondheid in Den Bosch
-
Animatie Aan tafel over zorg en gezondheid Video (99 MB)
-
Ondertitelingsbestand van de animatie (2 kB)
-
Uitgeschreven tekst van de animatie Word (13 kB)
Stap 2: planning
Voor een goede voorbereiding van de bijeenkomst heb je ongeveer 8 tot 10 weken nodig. Bekijk de globale planning met belangrijke aandachtspunten hieronder.
Week 1 en 2 - Bepalen doelstelling, kiezen locatie en datum
- Bepaal hoe de talkshow aansluit op de kernboodschap.
- Bepaal welke onderwerpen belangrijk zijn om te bespreken tijdens de talkshow.
- Zoek en bevestig een geschikte locatie.
- Stel een lijst op van potentiële gespreksleiders en tafelgasten.
Week 3, 4 en 5 - Inhoud bepalen, techniek en catering
- Benader de gespreksleider(s) en tafelgasten.
- Selecteer en bereid de onderwerpen en vragen voor.
- Maak een draaiboek voor de talkshow.
- Maak afspraken met techniek en catering.
Week 6, 7 en 8 - Inhoudelijke voorbereiding
- Organiseer voorgesprekken met de presentatoren en de tafelgasten.
- Stel een briefing op voor alle gespreksdeelnemers, inclusief technische details.
- Begin met de promotie en werving van de talkshow (sociale media, uitnodigingen, via partners).
- Bevestig alle details met locatie, catering, gasten en technici.
- Maak het draaiboek definitief en gebruikt dit als script voor de talkshow.
Week 9 en 10 - Uitvoering
- Organiseer de talkshow volgens het draaiboek.
- Evalueer de talkshow en verzamel feedback van het publiek en de gasten.
- Verzamel en verwerk foto’s, video’s en eventuele persaandacht.
- Geef een terugkoppeling aan VWS hoe de bijeenkomst is verlopen.
Stap 3: voorbereiding
De voorbereiding begint met het prikken van een datum en het kiezen van een geschikte locatie. Vervolgens bepaal je samen de onderwerpen en de tafelgasten. In het stappenplan vind je uitleg, aandachtspunten en tips voor deze onderdelen. Bekijk en download hieronder de checklist en de benodigde hulpmiddelen voor de voorbereiding.
Checklist voorbereiding
- Kies een locatie en bepaal een datum en tijdstip.
- Stem met BKB af of de gesprekstafel beschikbaar is.
- Benader gespreksleiders.
- Bepaal onderwerpen en nodig tafelgasten uit.
- Houd voorgesprekken met tafelgasten, check of ze geschikt zijn en zorg voor een gevarieerde samenstelling.
- Stel een programma samen met de onderwerpen die besproken worden.
- Maak afspraken met catering en techniek voor de buurtmaaltijd en de technische ondersteuning.
Stap 4: redactie
Naast het uitnodigen van interessante gasten is een goede redactie essentieel voor een geslaagde bijeenkomst. Werk het script ruim van tevoren uit en deel dit met de tafelgasten. Bekijk hieronder de checklist, het conceptscript en de conceptbriefing. Ook kun je het pakket aan benodigde middelen inzien. De tafel met objecten wordt vóór de bijeenkomst geleverd en na afloop weer opgehaald.
Checklist redactie
- Plan voorgesprekken in met gespreksleiders en tafelgasten.
- Tel een script samen met vragen en mogelijke antwoorden.
- Stuur briefings naar de gesprekleiders en tafelgasten.
Belangrijke middelen redactie
Pakket aan middelen voor de bijeenkomst
Voor elke talkshow is er een pakket aan middelen beschikbaar:
- Een hartvormige gesprekstafel inclusief zes stoelen. (De tafel kan ook in tweeën worden gesplitst zodat er meer zitplekken zijn.)
- Om de thema’s die spelen in de zorg tastbaar te maken zijn er een aantal objecten beschikbaar die verschillende aspecten van de transitie verbeelden. De objecten zitten achter vensters in de gesprekstafel, en kunnen tijdens het gesprek uit de tafel worden gehaald. De objecten zijn:
- Theekopje (Elkaar hulp en ondersteuning bieden)
- Handspiegel (Zelfzorg)
- Landkaart (Bereikbaarheid van de zorg)
- Wandelschoen (Leefstijl)
- Telefoon (Digitalisering)
- Puzzel (Samen beslissen)
- Een inleidende animatie waarmee het programma wordt geopend, en een (PowerPoint)presentatie met slides in huisstijl die tijdens het gesprek op achtergrondschermen worden vertoond. De presentatie is er voor het vertonen van audiovisuele elementen (animatie, korte documentaire). Deze is niet bedoeld om tekst in te verwerken.
- Gesprekskaarten om na afloop van de talkshow tijdens de maaltijd het gesprek te stimuleren.
Stap 5: werving en publiciteit
Voor het werven van deelnemers en gasten kun je zowel online als offline middelen inzetten. Denk hierbij aan promotie, samenwerkingen, digitale verspreiding en een duidelijke boodschap. In het stappenplan vind je meer informatie over deze onderdelen. Hieronder kun je de aanbevolen contentplanning, aandachtspunten, checklist en benodigde middelen bekijken en downloaden.
Aanbevolen contentplanning
- Week 3 Aankondiging van de talkshow
- Week 4 Introductie van het thema van het gesprek
- Week 5 Introductie spreker 1 met testimonial
- Week 6 Introductie spreker 2 met testimonial
- Week 7 Introductie spreker 3 met testimonial
- Week 8 Tweede aankondiging van de talkshow
- Week 9 Herinnering aan bezoekers
- Week 10 Talkshow
- Week 11 Terugblik op de talkshow
Aandachtspunten voor werving en publiciteit
- Begin op tijd met werving en wees zichtbaar in de buurt: om te zorgen dat de juiste mensen in de zaal zitten, is goede werving belangrijk. Start daarom de werving 4 weken voor de bijeenkomst.
- Wees zichtbaar in de buurt: werf via organisaties, initiatieven en centra in de buurt: zorg dat zij ruim van tevoren de uitnodiging via mail en in print ontvangen. Deze organisaties kunnen het zo tijdig doorzetten naar anderen. Maak gebruik van lokale boegbeelden en hun netwerk. Werf daarnaast zelf met (sociale) media.
Checklist werving en publiciteit
- Stel een wervingsplan op voor de bijeenkomst.
- Maak een uitnodiging, zie format.
- Leg contact met media voor partnerschappen.
- Zorg voor verslaglegging en een verspreidingsplan.
Belangrijke middelen werving en publiciteit
Werkbestanden
Hieronder kun je de werkbestanden van de uitnodiging en de branded content voor de huis-aan-huisbladen downloaden. Let op: met name het laatstgenoemde bestand is complex en bedoeld voor betrokken vormgevers. Heb je vragen over het gebruik van de bestanden? Mail dan naar zorgengezondheid@minvws.nl.
Fonts per middel
Hieronder kun je de gebruikte fonts per middel downloaden.
Uitnodiging digitale flyer
-
AdobeFnt24.lst (6 kB)
-
MinionPro-Regular (214 kB)
-
RijksoverheidSansHeading-Bold_2_0 (72 kB)
-
RijksoverheidSansHeading-Italic_2_0 (72 kB)
-
RijksoverheidSansHeading-Regular_2_0 (70 kB)
-
RijksoverheidSansText-Bold_2_0 (74 kB)
-
RijksoverheidSansText-Italic_2_0 (74 kB)
-
RijksoverheidSansText-Regular_2_0 (72 kB)
Uitnodiging fysieke flyer
-
AdobeFnt24.lst (6 kB)
-
MinionPro-Regular (214 kB)
-
RijksoverheidSansHeading-Bold_2_0 (72 kB)
-
RijksoverheidSansHeading-Italic_2_0 (72 kB)
-
RijksoverheidSansHeading-Regular_2_0 (70 kB)
-
RijksoverheidSansText-Bold_2_0 (74 kB)
-
RijksoverheidSansText-Italic_2_0 (74 kB)
-
RijksoverheidSansText-Regular_2_0 (72 kB)
Vragen?
Stuur een mail naar zorgengezondheid@minvws.nl.